اکسس درکنار اکسل ، ۴ دلیل که باید از آنها در کنار هم استفاده کنید ؟
سلام به یکی دیگر از آموزش های سافت پلاس خوش آمدید . موضوع آموزش امروز ما نه در زمینه آموزش اکسس به تنهایی و نه در زمینه آموزش اکسل به تنهایی است .
در واقع می خواهیم امروز یک آموزش مشترک در باره هر دوی این نرم افزار ها داشته باشیم . یعنی اکسس در کنار اکسل.
چیزی که بعید به نظر می رسد که در کنار هم قابل جمع شدن باشند . چون هر جا که صحبت از این دو تا نر م افزار می شود هر کدام از آنها طرفداران سفت و سخت خود را دارند .
هر چند که باید قبول کرد که تعداد کاربران نرم افزار اکسل بسیار بیشتر از کاربران اکسس هستند اما این دلیل نمی شود که بخواهیم بگوییم که مثلا نرم افزار اکسل از نرم افزار اکسس بهتر است یا بر عکس .
هر کدام از این نرم افزار ها در زمینه کاری و تخصصی خود جزو بهترین ها هستند . در کنار این هر دو تای این نرم افزار ها می توانند به همدیگر و در کنار هم کار بکنند .
استفاده همزمان از این دو نرم افزار در کنار هم دست ما را در کار با داده ها و اطلاعات خیلی باز می گذارد .
در این آموزش با هم یاد خواهیم گرفت که کجا ها می شود از هر دوی این نرم افزار ها در کنار هم استفاده کرد .
پس تا انتهای این آموزش من را همراهی کنید .
یک مطلب پیشنهادی : 4 دلیل که باید کار با اکسس را یاد بگیرید .
دلایل استفاده اکسس درکنار اکسل
دلایل متعددی برای این وجود دارد که ما باید از اکسس در کنار اکسل استفاده کنیم .
بعنوان اولین دلیل اینطور می شود گفت که درست است که اکسل یک نرم افزار بانک اطلاعاتی نیست اما چون کار کردن با آن به نسبت اکسس راحت تر است خیلی از افراد از آن به عنوان بانک اطلاعاتی خودشان استفاده می کنند .
واقعیت امر این است که قابلیت های اکسل آنقدر زیاد هستند که تا حد زیادی نیازهای ما را در زمینه بانک های اطلاعاتی برآورده می کنند .
اما از آن طرف هم یک نکته را باید در نظر بگیریم آن هم این است که اکسل تا زمانی که داده ها و اطلاعات ما دچار تعدد و پیچیدگی نشوند از عهده کارها به خوبی بر می آید .
اما وقتی که حجم این اطلاعات بسیار بزرگ می شوند دیگر کار کردن و مدیریت کردن این داده ها در اکسل تبدیل به یک معضل بزرگ خواهد شد .
مهمترین دلیلش هم این است که اکسل یک نرم افزار رابطه ای نیست و بر عکس اکسس یک نرم افزار رابطه ای یا به اصطلاح Relational Database Managment System است .
وقتی که شما مجموعه ای بزرگ از اطلاعات دارید یک گزینه ایده آل این است که آنها را نه در یک جدول که در دو ، سه یا تعداد بیشتری از جدول ها ذخیره کرده اید .
خوب حالا باید به نحوی این جدول ها را با هم مرتبط کنیم . اینجاست که اکسس خیلی راحت می تواند این کار را برای ما انجام بدهد .
پس در یک نتیجه کلی می شود گفت که تا وقتی که اطلاعات شما محدود است به گونه ای که همه آنها در داخل یک جدول ذخیره می شوند به راحتی می توانید از اکسل به عنوان پایگاه داده استفاده کنید .
اما اگر که تعداد این اطلاعات زیاد است و قرار نیست در داخل یک جدول ذخیره شوند بی برو و برگرد باید به سراغ اکسس رفته و از قابلیت های آن برای مدیریت اطلاعات خودتان استفاده کنید .
دلیل شماره -1 : از اکسل به اکسس به راحتی چند تا کلیک
یک ایده خیلی خوب برای شروع کار با اکسس این است که اطلاعات موجود در داخل نرم افزار اکسل را به راحتی وارد اکسس کنید .
این یعنی کپی کردن اطلاعات از اکسل به اکسس . اهمیت این قضیه آنقدر زیاد بوده که هم اکسس و هم اکسل امکانات و قابلیت های متعددی را برای این کار در نظر گرفته اند .
اکسل و اکسس دو تا نرم افزار از یک خانواده هستند . در خیلی از امکانات و زیر ساخت ها هم با هم مشترک هستند . خیلی راحت هم می توانند اطلاعات را بین خودشان مبادله کنید .
مثلا اگر در اکسل یک جدول حاوی اطلاعات داشته باشید به راحتی می توانید این اطلاعات را به اکسس منتقل کرده و از آنها برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی استفاده کنید .
کافی است کمی با کد نویسی و برنامه نویسی VBA در اکسل آشنا باشید تا فقط با چند تا خط کد ساده خیلی راحت بتوانید اطلاعات خودتان را از اکسل وارد اکسس کنید .
برای این کار از کدهای مختلفی می توانید استفاده کنید که در مطلبی با عنوان ” ارسال اطلاعات از اکسل به اکسس به کمک کدهای VBA راجع به آن مفصل صحبت کرده ام . “
اما اگر از کد نویسی وی بی ای در اکسل هم چیزی نمی دانید باز هم نباید نگران باشید چون هم اکسل و هم اکسس قابلیت هایی را در اختیار شما قرار می دهند که خیلی راحت و بدون استفاده از کد نویسی هم می توانید اطلاعات خودتان را بین این دو تا نرم افزار رد و بدل کنید .
پس یک گزینه خوب و ایده آل این است که همزمان با یادگیری کار با نرم افزار اکسل کار با اکسس را هم شروع کرده و از ویژگی های این نرم افزار ها در کنار هم بهترین استفاده را ببرید .
دلیل شماره -2 : رابطه ای بودن پایگاه داده در اکسس
در اینکه نرم افزار اکسل از طرف خیلی از افراد به عنوان یک بانک اطلاعاتی استفاده می شود حرفی نیست و خیلی از نیازهایی که یک بانک اطلاعاتی دارد را هم به خوبی پوشش می دهد .
اما با همه این وجود نمی شود از این نکته عبور کرد که پایگاه داده ای که در اکسل ایجاد شود از نوع پایگاه داده مسطح یا در اصطلاح Flat است .
دقیقا برعکس اکسس که یک نرم افزار پایگاه داده از نوع رابطه ای است .
وقتی که یک جدول از اطلاعات نیاز پیدا می کند که اطلاعات خودش را با بقیه جداول موجود در پایگاه داده به اشتراک بگذارد اکسس خیلی راحت از پس این موضوع بر می آید . چیزی که در اکسل به این سادگی امکان پذیر نیست .
وقتی که اطلاعات شما در داخل نرم افزار اکسس ذخیره شده باشد خیلی راحت می توانید جدول های جدیدی را ایجاد کرده و همه آنها را طبق اصولی به همدیگر متصل کنید .
دلیل شماره -3 : لینک کردن داده ها بین اکسس و اکسل
دلیل دیگر برای استفاده همزمان اکسل و اکسس در کنار هم این است خیلی راحت می توانیم اطلاعات بین این دو را به هم لینک کنیم .
لینک کردن داده ها بین اکسل با اکسس وقتی می تواند کارایی داشته باشد که شما می خواهید اطلاعات خودتان را همزمان در داخل دو تا نرم افزار داشته باشید .
اینطوری می توانید از امکانات و قابلیت های هر دو تا نرم افزار بصورت همزمان استفاده کنید . قابلیت هایی مثل ایجاد فرم ها و کوئری ها و یا ایجاد گزارش ها دلایلی هستند که می توانید اطلاعات خودتان را بصورت لینک شده داشته باشید .
دلیل شماره -4 : وارد کردن اطلاعات از اکسل
در حالت قبل ما اطلاعات را از اکسل وارد اکسس می کردیم اما ارتباط بین آنها برقرار بود یعنی هر تغییری که در اطلاعات موجود در اکسل اتفاق بیفتد این تغییرات در داخل اکسس هم اتفاق خواهد افتاد .
اما اگر شما نخواهید این تغییرات در اکسس منعکس شوند چه باید کرد ؟
برای این حالت هم اکسس قابلیت Import کردن داده ها را فراهم کرده است . با استفاده از این قابلیت با وجودی که اطلاعات بین دو تا نرم افزار جابجا می شود اما دیگر بین آنها لینکی برقرار نیست .
برای اینکه بتوانید از قابلیت ایمپورت استفاده کنید می توانید به سراغ مطلب چگونگی تبادل اطلاعات بین اکسل و اکسس بروید .
این مطلب هم به اتمام رسید امیدوارم که برایتان مفید باشد خوشحال می شوم نظر شما را در مورد این مطلب در قسمت نظرات داشته باشم .
دیدگاهتان را بنویسید